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Secrétaire administrative à la DFCSAE

Cégep de Drummondville

C'est un Contrat job à Drummondville, QC publiée le août 1, 2022.

La nature du travail

  • Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes de la DFCSAE (Direction de la formation continue et des services aux entreprises).

Attributions caractéristiques

  • La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante.
  • Elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes.
  • Elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.
  • Elle accueille et répond à la clientèle, la dirige au besoin vers les bonnes ressources.
  • Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes.
  • Elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires.
  • Elle communique les informations relevant de sa compétence.
  • Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.
  • Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
  • Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.
  • Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  • Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Tâches spécifiques
À la Direction de la Formation continue et des services aux entreprises, de manière plus spécifique, mais non limitative, la personne accomplit les tâches suivantes :

  • Elle informe la clientèle des différentes formations et différents programmes par les appels téléphoniques et les courriers électroniques.
  • Elle soutient les conseillers et conseillères pédagogiques des formations créditées et des services aux entreprises dans la gestion des formations et projets, notamment en effectuant les entrées de données en lien avec ceux-ci, telles que la compilation des inscriptions, des présences, suivis et soutien technique aux étudiants.
  • Elle prépare le matériel nécessaire à la prestation des cours (notes de cours, liste de présences, formulaires, etc.) et les achemine aux formateurs.
  • Elle assure le suivi administratif avec les ministères donneurs d’ordre, au besoin, tels que le MIFI et Services Québec.
  • Elle effectue la mise à jour des pages web liées à son service.
  • Elle compile et produit un rapport sommaire des évaluations des enseignements et des formations.

Horaire de travail

  • Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h, et de 13 h à 16 h 30

Entrée en fonction

  • Août 2022

Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Tests
La personne sera soumise à des tests en français écrit ainsi que sur les logiciels Word et Excel afin d’évaluer ses compétences professionnelles en secrétariat.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service au plus tard le 16 juin 2022.

Offre

Salaire: 22.54-26.00