Secrétaire administrative à la DCAEDI

La nature du travail

• Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes des différents services de la DCAEDI (Direction des communications, des affaires étudiantes et du développement international), notamment les secteurs de l’animation sociocutlurelle, du sport et du développement durable.

Attributions caractéristiques

• La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes. Elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.
• Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes. Elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.
• Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies. Elle tient à jour les petites caisses des différentes activités.
• Elle assure l’accueil des projets étudiants.
• Elle participe à la réservation de différents plateaux liés à l’animation et aux sports.
• Elle collabore à la promotion des secteurs d’animation sur les différentes plateformes utilisées par les secteurs.
• Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
• Elle participe à la préparation des différents contrats pour les entraîneurs, metteurs en scène, animateurs, marqueurs etc.
• Elle assure le suivi des communications avec les étudiants inscrits aux différentes activités.
• Elle assure les suivis de correspondance dans les différentes boîtes courriel générique de ses secteurs.
• Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.
• Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• Elle remplace la personne responsable de l’accueil des affaires étudiants en son absence.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Horaire de travail
Du lundi au vendredi de 8 h à 12 h, et de 13 h à 16 h

ENTRÉE EN FONCTION
Août 2022
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Tests
La personne sera soumise à des tests en français écrit ainsi que sur les logiciels Word et Excel afin d’évaluer ses compétences professionnelles en secrétariat.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service au plus tard le 16 juin 2022.