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Agent administratif

Canimex Inc.

C'est un Contrat job à Drummondville, QC publiée le mars 22, 2020.

Description du poste – Agent administratif

Le titulaire du poste agit à titre de support administratif au sein de la direction. Il supporte également le directeur technique relativement au traitement des soumissions et le département des méthodes lors des ouvertures de projets.

Responsabilités – Agent administratif

  • Télécharger les documents requis (dessins, spécifications, normes, RFQ ou autres) sur les plateformes web des clients et les sauvegarder dans les répertoires désignés.
  • Effectuer diverses manipulations de fichiers tels que la conversion PDF des dessins de conception assistée par ordinateur des clients.
  • Imprimer et rassembler la documentation nécessaire à la préparation des soumissions.
  • Classer les demandes de soumissions (courriels) dans les dossiers désignés selon leur statut.
  • Compléter les soumissions sur les sites web des clients lorsque requis.
  • Entrer les soumissions dans le progiciel de gestion intégré (JobBoss) et classer les versions papier des soumissions envoyées.
  • Faire les pré-ouvertures de projets dans le progiciel de gestion intégré (JobBoss) dès la réception des commandes client.
  • Vérifier les écarts entre la commande client et la soumission et les soulever au directeur technique.
  • Effectuer les dernières vérifications relatives aux soumissions afin de confirmer les versions de dessin avant la mise en production et rectifier, au besoin.
  • Mettre à jour les étapes de projets spécifiques (Milestone) pour fins de suivis internes ou à la demande des clients.
  • Générer des rapports, effectuer de la saisie de données et mettre à jour des indicateurs (KPI)
  • Supporter la réception téléphonique lorsque requis.
  • Toutes autres tâches connexes.

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente à l’emploi.
  • Expérience de 3 à 5 années dans des fonctions similaires.
  • Expérience en bureautique (atout).
  • Bonne connaissance de l’anglais.
  • Connaissances avancées de la suite office (Excel) et des manipulations de fichiers dans un environnement Windows.
  • Excellent sens de l’organisation et de gestion des priorités.
  • Autonomie et sens de l’initiative.